Project Description
A dokumentum menedzsment modul az alapvető iktatási funkciókat látja el, hogy az iratok nyilvántartása és visszakereshetősége nagyságrendekkel egyszerűbbé váljon. Az iktató rendszer elektronikus formában, egyedi sorszámmal ellátva tartja nyilván a feltöltött dokumentumokat, legyen az ajánlat, levél, szerződés, számla stb, amelyek a jogosult személyek számára könnyen, rendszerezetten egy helyen elérhetőek.
Főbb funkciók
- Érkeztetés, iktatás, postázás.
- Minden típusú és formájú irat kezelése, nyilvántartása azonos módon.
- Elektronikus tárolási forma és digitalizálás biztosítása további, adatbázisban történő egységes tárolással.
- Iratok, ügyek hozzárendelése partnerekhez, tranzakciókhoz, vállalati folyamatokhoz.
- Az eredetivel azonos alapú másolat előállítása elektronikusan tárolt másolatból.
- Az iktatott dossziékon külön szabályozható, a kezelni jogosultak köre.
- Beépített módon biztosítja szabad szöveges és leíró információkban történő keresést a rendszerben és a rendszeren kívül tárolt információkban.
- Egyedi iktatókönyvek készítése.
- Tevékenységek naplózása és riportolása.
A legfontosabb előnyök – Dokumentum menedzsment modul
A dokumentumok elektronikus tárolásával, azok bármikor digitalizált formában visszakereshetőek.
Rendelkezik a működéshez szükséges strukturált jogosultságkezeléssel és tartalomvédelemmel.
Egy iktatási bejegyzéshez több csatolt dokumentum tartozhat pl.: szerződés, számla, képek, tervrajzok.
Lehetőség van feladatok kiosztására, melyeknek beállítható a prioritása, témaköre, határideje.
Egy-egy feladat akár több kollégának is delegálható egy időben, melyről az érintettek felé értesítést is képes a rendszer küldeni.
Az iktatási folyamat nyomon követhető, az iktatókönyv létrehozásának pillanatától, az iktatás befejezéséig.
Az iratok teljes életciklusának követése a jogszabályoknak megfelelően.